Med en tydlig avtalsgrund och bättre planering går det att göra kostnaderna mer förutsägbara.
Det finns inget generellt pris som passar alla techbolag. Kostnaden beror på vilken hjälp ni behöver, hur komplex verksamheten är och hur mycket förhandling eller anpassning som krävs. Ett avgränsat uppdrag kan offereras till fast pris, medan löpande rådgivning eller en omfattande förhandling kan debiteras per timme eller enligt en annan överenskommen modell.
För en användbar budget behöver ni räkna på både externa arvoden och den tid medarbetarna lägger på avtalsfrågor. Börja med vilka behov som återkommer och vilka som uppstår mer sällan.
Vilka juridiska behov ska ingå i budgeten?
För SaaS-, IT- och mjukvarubolag kan det vara praktiskt att dela upp arbetet i tre delar.
| Typ av behov | Exempel | Så kan ni planera |
|---|---|---|
| Återkommande avtalsarbete | Kundavtal, konsultavtal, sekretessavtal och vanliga avtalsfrågor. | Skapa en gemensam grund och tydliga rutiner. |
| Förändringar i verksamheten | Ny prismodell, ny marknad eller förändrad datahantering. | Lägg avtalsöversynen i samma plan som förändringen. |
| Särskilda händelser | Tvist, företagsförvärv, finansiering eller en ovanligt omfattande kundförhandling. | Avgränsa uppdraget och begär en separat bedömning av kostnaden. |
Indelningen hjälper er att se vad som kan planeras och vad som behöver en egen budget. Ett medlemskap med avtalsstöd ersätter exempelvis inte automatiskt specialistarbete vid en tvist eller en bolagstransaktion.
Vad driver kostnaden för ett avtal?
Det är sällan bara dokumentets längd som avgör arbetsinsatsen. En kort bestämmelse om ansvar kan kräva mer diskussion än flera sidor med okomplicerade kommersiella villkor.
Arbetet påverkas bland annat av:
- om erbjudandet och leveransen är tydligt beskrivna
- om det finns ett relevant avtal att utgå från
- hur mycket motparten vill ändra
- om flera länder eller regelområden berörs
- vilka risker och ekonomiska åtaganden affären innebär
- om underlagen är kompletta när granskningen börjar.
En rådgivare som först behöver reda ut vad ni faktiskt säljer får lägga tid på sådant som ofta kan förberedas internt. En tydlig uppdragsbeskrivning gör därför både offerten och arbetet mer träffsäkra.
Räkna även med den interna tiden
Juridikkostnaden syns inte bara på fakturan från en rådgivare. Säljare kan lägga tid på att leta efter rätt avtalsversion, tekniker kan behöva förklara samma säkerhetsfrågor flera gånger och ledningen kan dras in i varje avvikelse.
Illustrativt räkneexempel: Om tre personer lägger två timmar var på en avtalsfråga blir det sex arbetstimmar. Med en antagen intern kostnad på 700 kronor per timme motsvarar det 4 200 kronor. Beloppet är ett räkneexempel, inte en marknadsuppgift eller en uppskattning av vad just ert bolag kan spara.
Följ gärna upp några verkliga affärer. Hur mycket tid gick åt till att förstå villkoren, samla information och få interna beslut? Där blir det ofta tydligt vilka frågor som återkommer.
När kan standardavtal minska arbetet?
Branschanpassade standardavtal kan ge en gemensam utgångspunkt för återkommande affärer. Ni får en struktur att arbeta med och kan lägga mer uppmärksamhet på de delar som är specifika för kunden.
Effekten blir störst när avtalen också används konsekvent. Bestäm vilken version som gäller, vilka fält som ska fyllas i och vilka ändringar som kräver särskilt godkännande.
Ett standardavtal behöver fortfarande passa tjänsten och affärsmodellen. Om ni använder samma dokument för helt olika leveranser kan anpassningsarbetet i stället öka.
När är individuell rådgivning värd att prioritera?
Ta höjd för juridisk hjälp när konsekvenserna av en felbedömning kan bli stora. Det kan gälla en kund som vill ha långtgående garantier, en viktig rättighetsfråga eller en leverans i en ny marknad.
Även en mindre affär kan innehålla stora åtaganden. Jämför därför riskerna med det ni får betalt, inte bara med bolagets storlek eller kundens omsättning.
Ett bra underlag till rådgivaren beskriver vad affären gäller, vilka ändringar motparten föreslår och vad ni själva behöver hjälp att bedöma. Ange också när ett beslut behövs och vem som kan svara på frågor.
Så beställer ni juridisk hjälp med bättre kostnadskontroll
Be om en tydlig beskrivning av uppdraget innan arbetet börjar. Följande frågor hjälper er att jämföra upplägg:
- Vilka dokument och frågor omfattas?
- Ingår förhandling med motparten eller bara granskning?
- Vilken prismodell gäller och vad kan tillkomma?
- Är en angiven summa ett fast pris, en uppskattning eller ett kostnadstak?
- När ska rådgivaren stämma av innan mer arbete utförs?
- Vilket underlag behöver ni lämna och när får ni resultatet?
En låg offert är svår att värdera om uppdragens omfattning skiljer sig åt. Jämför samma arbetsinsats och kontrollera om beloppen anges exklusive eller inklusive moms.
Vad kostar Swedish Softwares medlemskap?
Startup-medlemskapet kostar 1 995 kronor per år exklusive moms och gäller företag som startats under det senaste året. Efter ett år övergår det automatiskt till Standard-medlemskap, där avgiften baseras på omsättning. Standard börjar på 2 400 kronor per år exklusive moms.
Medlemskapet omfattar tillgång till avtal och kostnadsfri juridisk rådgivning som gäller avtalen. Se medlemsnivåer, avgifter och villkor.
Bedöm medlemskapet utifrån era återkommande behov. Vid mer omfattande uppdrag bör ni stämma av vad rådgivningen täcker och om separat hjälp behövs.
Börja med en enkel årsbudget
Samla förra årets externa kostnader och komplettera med en uppskattning av den interna tiden. Lista sedan förändringar som kan skapa nya behov under året, exempelvis en lansering, rekryteringar eller större kundavtal.
Fördela budgeten mellan löpande avtalsstöd, planerade förändringar och en reserv för särskilda frågor. Följ upp vilka typer av arbete som faktiskt tar tid. Om samma villkor förhandlas i varje affär kan det vara värt att se över standardupplägget.
Vanliga frågor om juridikkostnader
Vad kostar det att ta fram ett SaaS-avtal?
Det beror på tjänsten, underlaget och uppdragets omfattning. Be om en offert som skiljer mellan framtagning eller anpassning av avtalet och eventuella kundförhandlingar.
Är fast pris alltid bäst?
Fast pris kan ge förutsägbarhet för ett tydligt avgränsat uppdrag. När omfattningen är osäker behöver ni framför allt en bra rutin för budget, avstämning och godkännande av merarbete.
Kan en gratis avtalsmall sänka kostnaderna?
Den kan ge en första struktur, men ni behöver kontrollera ursprung, aktualitet och om den passar affären. Räkna även med tiden för att förstå och anpassa innehållet.
Kan ett mindre techbolag klara sig utan en egen jurist?
Många avtalsbehov kan organiseras med standardavtal, en intern ansvarig och extern rådgivning vid behov. Vilket stöd som behövs beror på verksamheten och riskerna.
Skapa en stabil grund för avtalsarbetet
Vill ni göra återkommande avtalsfrågor enklare att hantera? Swedish Software erbjuder branschavtal och rådgivning kring avtalen för mjukvaru- och techbolag.
Läs också:
Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.