En ny kund vill signera, en utvecklare ska börja och en större upphandling kräver dokumentation. Då blir det tydligt om bolagets avtal och rutiner hänger ihop. Med en gemensam genomgång kan ni upptäcka luckorna innan de bromsar nästa affär.

Börja med kundavtal, servicenivåer, personuppgifter, rättigheter till kod och material, konsult- och anställningsvillkor samt leverantörsavtal. Kontrollera också vem som får godkänna ändringar och hur bolaget håller reda på signering, förlängning och uppsägning.

Checklistan nedan är ett arbetsstöd för vanliga B2B-affärer. Den är inte en fullständig kontroll av alla regler som kan gälla för er verksamhet. Exempelvis kan konsumenttjänster och reglerade sektorer kräva ytterligare genomgångar.

Så använder ni checklistan

Samla gärna någon från försäljning, produkt eller teknik och ledning. För varje område noterar ni klart, behöver ses över eller inte relevant, tillsammans med en ansvarig och nästa åtgärd.

Bedöm både dokumentet och arbetssättet. Ett undertecknat avtal hjälper mindre om ingen vet vad ni har lovat eller hur löftet ska uppfyllas.

1. Stämmer kundavtalet med det ni säljer?

Kontrollera att det finns aktuella villkor för era viktigaste erbjudanden. Jämför avtalet med offerten, tjänstebeskrivningen och de löften säljarna använder i kunddialogen.

• Framgår vad som ingår och vad kunden beställer separat?
• Är prismodell, betalning och prisändringar tydliga?
• Är användningsrätt, avtalstid och uppsägning beskrivna?
• Framgår ansvarsfördelningen och vad som händer vid avtalsbrott?

Nästa steg: Välj ett aktuellt kundupplägg och följ det från offert till avtal. Markera varje punkt där dokumenten ger olika besked.

2. Kan ni leverera era servicenivåer?

Ett SLA behöver stöd i både teknik och bemanning. Kontrollera vilka funktioner ni mäter och när supporten faktiskt är tillgänglig.

• Skiljer ni på svarstid, återställningstid och permanent rättning?
• Är incidentnivåer, undantag och mätperioder tydliga?
• Finns en fungerande eskalering vid kritiska fel?
• Stödjer underleverantörernas åtaganden det ni lovar kunden?

Nästa steg: Be leveransansvarig gå igenom ett verkligt incidentförlopp mot kundlöftena.

3. Har ni kartlagt personuppgifter och roller?

Lista vilka personuppgifter som hanteras i produkten, kundadministrationen och den egna verksamheten. Samma bolag kan ha olika roller för olika behandlingar.

• Vet ni när ni är personuppgiftsansvariga respektive biträden?
• Finns biträdesavtal där ni behandlar personuppgifter åt någon annan?
• Finns motsvarande avtal med relevanta underbiträden?
• Har ni rutiner för information, gallring och registrerades rättigheter?

Rollfördelningen och skyldigheterna följer av den faktiska behandlingen. Ett DPA ersätter inte övriga krav på exempelvis rättslig grund, information och säkerhet. Se GDPR, särskilt artiklarna 5, 6, 13–14 och 28.

Nästa steg: Rita upp ett konkret dataflöde från användaren till era leverantörer och jämför det med avtalen.

4. Vet ni vad som händer vid en incident?

Tekniska incidenter och personuppgiftsincidenter kan överlappa, men kräver inte alltid samma hantering.

• Finns namngivna kontaktpersoner och ersättare?
• Vet personalen hur misstänkta incidenter rapporteras?
• Är kundkommunikation och intern eskalering förberedda?
• Dokumenterar ni händelser och beslut?

Nästa steg: Testa rutinen med ett scenario: en kunds uppgifter har blivit tillgängliga för en annan kund. Vem gör vad under den första timmen?

5. Har bolaget rätt att använda och vidareutveckla koden?

Det räcker inte att veta vem som byggde en funktion. Ni behöver också förstå vilka rättigheter bolaget har till resultatet och till de komponenter som ingår.

• Finns villkor om kod, design och dokumentation i relevanta avtal?
• Är rättigheterna från konsulter och underkonsulter reglerade?
• Har ni koll på licensvillkor för externa komponenter och öppen källkod?
• Kan ni underhålla lösningen om en leverantör eller nyckelperson slutar?

Nästa steg: Välj en affärskritisk del av produkten och kontrollera dokumentationen från utveckling till användningsrätt.

6. Är konsultuppdragen tydligt avgränsade?

Ett konsultavtal bör ge stöd i det praktiska samarbetet. Det gäller både när ni säljer konsulttjänster och när ni själva anlitar specialister.

• Är uppdrag, leveranser och kundens medverkan beskrivna?
• Framgår ersättning, budget och hantering av tillägg?
• Finns en process för ändrade krav?
• Är avslut och överlämning planerade?

Nästa steg: Kontrollera om pågående uppdrag innehåller arbete som aldrig har dokumenterats som en ändring.

7. Hänger anställningsvillkor och interna rutiner ihop?

Se över att dokumenten speglar hur ni faktiskt arbetar. Distansarbete, nya roller och tillgång till känsliga system kan skapa behov av uppdateringar.

• Finns dokumenterade anställningsvillkor?
• Är sekretess och relevanta rättighetsfrågor hanterade?
• Finns tydliga rutiner för utrustning och behörigheter?
• Stängs åtkomst och lämnas material tillbaka när någon slutar?

Nästa steg: Gå igenom en nyligen genomförd rekrytering eller ett avslut. Kontrollera om rutinen följdes och om något föll mellan stolarna.

8. Skyddar ni känslig affärsinformation?

Sekretess behöver fungera i både avtal och vardag. Bestäm vilken information som ska skyddas och vilka som behöver få tillgång till den.

• Finns sekretessvillkor i relevanta relationer?
• Vet ni när ett separat NDA ska användas?
• Är åtkomst till kod, kunduppgifter och affärsplaner begränsad?
• Finns ett arbetssätt för återlämning och radering?

Nästa steg: Kontrollera hur ni delar material med en ny extern samarbetspartner.

9. Kan ni byta leverantör eller avsluta en tjänst?

Ett leverantörsbyte blir enklare om förutsättningarna är kända innan det blir bråttom.

• Vet ni vilka leverantörer verksamheten är beroende av?
• Har ni kontroll över bindningstid och uppsägningsdatum?
• Kan ni få ut data i ett användbart format?
• Är kostnader och stöd vid avslut tydliga?

Nästa steg: Välj den viktigaste externa tjänsten och beskriv vad ett byte skulle kräva.

10. Finns ett tydligt avtalsansvar?

En gemensam avtalsprocess minskar personberoendet. Den behöver inte vara komplicerad, men alla ska veta var aktuella dokument finns och vem som får fatta beslut.

• Finns en gemensam plats för gällande och signerade avtal?
• Framgår vilken version som får användas i nya affärer?
• Är behörigheten att godkänna och underteckna tydlig?
• Följs förlängningar och uppsägningar upp?

Nästa steg: Skapa en enkel lista med avtal, motpart, ansvarig, viktiga datum och godkända avvikelser.

Vad ska ni prioritera först?

Börja med luckor som påverkar pågående leveranser, personuppgifter, kritiska rättigheter eller stora ekonomiska åtaganden. Fortsätt sedan med återkommande oklarheter som tar tid i försäljningen.

Vanliga frågor

Måste allt vara på plats innan bolaget får sin första kund?

Prioritera de skyldigheter och risker som gäller den faktiska affären. Vissa krav måste vara uppfyllda innan en behandling eller leverans startar. Andra rutiner kan utvecklas i takt med verksamheten.

Räcker det att fylla i checklistan en gång?

Nej. Använd den igen när tjänster, leverantörer, marknader eller arbetssätt förändras. Återkommande uppföljning hjälper er att hålla dokumenten aktuella.

Är checklistan ett bevis på att vi följer alla regler?

Nej. Den hjälper er att identifiera frågor och nästa steg. Den ersätter inte en bedömning av de regler och avtal som gäller för just ert bolag.

Kan vi börja med standardavtal?

Branschanpassade avtal kan ge en gemensam grund. Bedöm alltid om de passar tjänsten och ta stöd när en affär innebär särskilda villkor eller risker.

Få stöd i ert avtalsarbete

Med Swedish Software får ni tillgång till branschavtal och rådgivning kring avtalen. Börja med de områden där checklistan visar att ni behöver stärka strukturen.

Se medlemsförmånerna och bli medlem

Läs också:

• • Vilka avtal behöver ett SaaS-bolag?
  • SaaS-avtal: Vad ska avtalet innehålla?
  • Vilka avtal behöver ett techbolag?
  • Standardavtal eller egen jurist: Vad passar techbolaget?
  • SLA-avtal: Vad är det och när behövs det?
  • DPA och GDPR: När behöver ditt bolag ett personuppgiftsbiträdesavtal?
  • Vad ska ett konsultavtal för IT innehålla?
  • Hur mycket kostar juridisk hjälp för ett techbolag?
  • Vad är ett support- och underhållsavtal?
  • Från startup till scaleup
  • NDA för techbolag: När behövs ett sekretessavtal?

Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.