Ett sekretessavtal kan skapa den tydligheten. Nyttan beror på att avtalet passar informationen, syftet och det samarbete ni faktiskt planerar.
Vad är ett NDA?
NDA står för Non-Disclosure Agreement och används som benämning på sekretessavtal. Avtalet reglerar hur viss information får användas och delas mellan parter. Det kan exempelvis omfatta tekniska lösningar, produktplaner, prissättning och andra uppgifter som inte ska spridas fritt.
Ett NDA överlåter inte automatiskt rättigheter till kod, idéer eller annat material. Det ersätter inte heller ett kund-, utvecklings- eller konsultavtal när parterna går vidare till ett konkret uppdrag.
När är ett sekretessavtal användbart?
Ett separat NDA kan vara lämpligt innan ni delar känslig information i en relation där det ännu inte finns tillräckliga sekretessvillkor.
Det kan exempelvis gälla:
- tekniska diskussioner inför ett samarbete
- utvärdering av en möjlig utvecklingspartner
- insyn i affärsplaner eller detaljerad prissättning
- genomgång av källkod eller säkerhetsdokumentation
- en pilot där parterna behöver dela ännu opublicerade uppgifter.
Bedöm först vad som behöver delas för att samtalet ska komma vidare. En inledande presentation kan ibland genomföras med övergripande information. Mer detaljerat material kan lämnas i ett senare steg, när villkoren är på plats.
Behövs alltid ett separat NDA?
Nej. Sekretessen kan redan vara reglerad i ett kundavtal, konsultavtal eller annat samarbetsavtal. Kontrollera då att villkoren omfattar rätt information, rätt parter och det syfte som nu är aktuellt.
Flera överlappande avtal kan skapa oklarheter. Om ett separat NDA används före huvudavtalet bör det senare framgå hur dokumenten förhåller sig till varandra, exempelvis om sekretessen ska fortsätta enligt NDA eller ersättas av nya villkor.
Ensidigt eller ömsesidigt sekretessavtal?
Ett ensidigt avtal används när den huvudsakliga informationsdelningen går åt ett håll. Ett ömsesidigt avtal reglerar båda parternas skyldigheter när båda delar skyddsvärd information.
Välj efter samarbetets faktiska behov. Om ni både visar er teknik och får tillgång till kundens affärsplan kan båda parter behöva ett tydligt skydd.
1. Beskriv informationen som ska skyddas
Definiera vilka typer av information som omfattas. Det kan vara dokument, kod, muntliga uppgifter, demonstrationer eller tillgång till en digital miljö.
Bestäm om informationen måste märkas som konfidentiell och hur muntliga uppgifter ska hanteras. Om märkning är ett villkor för skydd behöver organisationen kunna följa den rutinen.
En definition som är för snäv kan missa viktig information. En definition som täcker allt utan tydlig avgränsning kan bli svår att förstå och tillämpa. Koppla därför omfattningen till det planerade informationsutbytet.
2. Ange vad mottagaren får använda uppgifterna till
Syftet är en central del av avtalet. Får mottagaren bara utvärdera ett samarbete, eller också genomföra ett test? Får material kopieras eller bearbetas för detta ändamål?
Skriv tillräckligt konkret för att båda parter ska veta vilka aktiviteter som är tillåtna. Ett förbud mot att sprida information är inte samma sak som en tydlig begränsning av hur mottagaren får använda den.
3. Bestäm vem som får ta del av informationen
Mottagaren kan behöva involvera medarbetare, rådgivare eller underleverantörer. Ange vilka som får tillgång och under vilka villkor.
Begränsa åtkomsten till personer som behöver informationen för det avtalade syftet. Klargör också hur mottagaren ansvarar för att relevanta sekretessåtaganden gäller för dem som får del av materialet.
Frågan gäller även digitala verktyg. Att ladda upp information i en extern AI-tjänst eller annan molntjänst kan innebära att ytterligare en aktör får tillgång. Bestäm hur sådan användning ska hanteras innan den sker.
4. Ta med rimliga undantag
Parterna behöver en ordning för information som exempelvis redan är offentlig, redan var känd för mottagaren på laglig väg eller har utvecklats självständigt utan användning av det skyddade materialet.
Hantera även situationer där uppgifter måste lämnas enligt lag eller ett bindande myndighetsbeslut. Ange hur information och samråd mellan parterna ska ske i den mån det är tillåtet.
Sekretessvillkor ska inte utformas som ett generellt hinder mot lagligen skyddad rapportering. Lagen om företagshemligheter innehåller särskilda avgränsningar för bland annat avslöjande av brott och andra missförhållanden. Se 2 och 4 §§ i lagen om företagshemligheter.
5. Skilj på avtalstid och sekretessens varaktighet
Samarbetet kan ta slut medan informationen fortfarande är känslig. Ange därför både hur länge informationsutbytet omfattas av avtalet och hur länge skyldigheterna gäller för material som redan har lämnats.
Det finns ingen avtalstid som passar alla situationer. En ännu opublicerad kampanj och teknisk kunskap med lång kommersiell livslängd kan behöva olika bedömningar.
Undvik att välja antal år utan att fundera på vad det betyder för just informationen och båda parternas möjligheter att följa avtalet.
6. Planera återlämning och radering
Beskriv vad som ska hända när diskussionerna avslutas eller när den utlämnande parten begär tillbaka materialet. Hantera kopior, åtkomst till delade mappar och eventuella säkerhetskopior.
Om viss information måste bevaras på grund av lagkrav behöver det hanteras. Bestäm också hur fortsatt skydd ska fungera för sådant material.
En praktisk avslutsrutin kan vara att stänga åtkomst, samla in dokumentation och bekräfta vilka åtgärder som har genomförts.
7. Reglera konsekvenser och tvistelösning
Ett NDA bör beskriva hur parterna hanterar ett misstänkt brott mot avtalet. Det kan omfatta skyldighet att underrätta den andra parten och att begränsa fortsatt spridning.
Om avtalsvite används behöver det framgå vad som utlöser vitet och hur det förhåller sig till skadestånd. Ett vitesbelopp är inte en garanti för att skadan kan repareras eller att villkoret fungerar i varje situation.
Se även över lagval och hur tvister ska lösas, särskilt vid internationella samarbeten. Anpassa villkoren till relationens värde och risk.
NDA och företagshemligheter: hur hänger de ihop?
Ett sekretessavtal kan vara en del av arbetet med att skydda företagshemligheter. Lagens definition ställer flera krav, bland annat att informationen inte är allmänt känd eller lättillgänglig, att rimliga åtgärder har vidtagits för att hemlighålla den och att röjande kan medföra konkurrensskada. Se 2 § i lagen om företagshemligheter.
Avtalet bör därför kombineras med faktisk informationshantering. Begränsa behörigheter, använd lämpliga delningskanaler och se till att medarbetarna vet vilket material som är känsligt.
Ett exempel inför ett utvecklingssamarbete
Ett techbolag vill låta en möjlig partner bedöma om en ny integration är genomförbar. Partnern behöver se delar av dokumentationen men behöver ännu inte full åtkomst till produktionsmiljön.
Parterna kan börja med att avgränsa informationen, ange att den får användas för utvärderingen och bestämma vilka personer som får ta del av den. Om ett utvecklingsuppdrag sedan beställs behöver de även reglera leverans, ersättning och rättigheter till resultatet.
Vanliga frågor om NDA
Skyddar ett NDA själva affärsidén?
Det kan begränsa hur mottagaren får använda och sprida information om idén. Det ger inte automatiskt en ensamrätt till idén gentemot alla andra.
Måste vi ha ett NDA inför varje möte?
Bedöm vilken information som ska delas och vilka villkor som redan gäller. En övergripande presentation kan ofta avgränsas så att känsliga detaljer lämnas först senare.
Kan vi använda en standardmall?
Ja, som utgångspunkt. Kontrollera särskilt parter, syfte, informationsslag, tillåtna mottagare, varaktighet och tillämplig lag.
Ersätter ett NDA ett personuppgiftsbiträdesavtal?
Nej. Om relationen innebär personuppgiftsbehandling som biträde behöver GDPR krav hanteras separat. Sekretess är bara en del av dataskyddsarbetet.
Skapa tydliga villkor innan ni delar känsligt material
Swedish Software ger medlemsföretag tillgång till branschavtal och rådgivning kring avtalen. Det ger stöd när ni behöver förbereda ett nytt samarbete.
Läs också:
Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.