Ett SaaS-avtal bör tydligt reglera vilken digital tjänst kunden får tillgång till, hur tjänsten får användas, vad den kostar och vilket ansvar leverantören respektive kunden har. Avtalet behöver också hantera frågor om servicenivåer, personuppgifter, informationssäkerhet, immateriella rättigheter, avtalstid och vad som händer när avtalet upphör.
Ett väl utformat SaaS-avtal skapar tydliga förväntningar mellan leverantören och kunden. Det kan minska juridiska och kommersiella risker, förenkla säljprocessen och göra erbjudandet lättare att skala.
I den här guiden går vi igenom de viktigaste delarna.
Vad är ett SaaS-avtal?
SaaS står för Software as a Service. Kunden köper normalt inte själva programvaran, utan får rätt att använda en molnbaserad tjänst under en bestämd period. Leverantören ansvarar vanligtvis för drift, uppdateringar och underhåll, medan kunden betalar en återkommande avgift.
SaaS-avtalet reglerar denna relation. Det kan bestå av ett huvudavtal med bilagor för exempelvis pris, tjänstebeskrivning, servicenivåer och personuppgiftsbehandling. För mer standardiserade tjänster kan delar av relationen i stället regleras genom allmänna villkor.
Vilken struktur som passar bäst beror bland annat på tjänstens komplexitet, kundernas storlek och hur mycket villkoren förhandlas.
1. Tjänstens omfattning
Avtalet bör börja med en tydlig beskrivning av vad kunden får tillgång till. Det minskar risken för att parterna har olika uppfattning om vad som ingår.
Beskrivningen kan omfatta:
- tjänstens viktigaste funktioner
- vilka moduler eller paket som ingår
- antal användare, konton eller licenser
- eventuella användningsbegränsningar
- integrationer och tilläggstjänster
- kundens tekniska förutsättningar
- vad som uttryckligen inte ingår.
En detaljerad produktbeskrivning kan med fördel placeras i en bilaga. Då kan den uppdateras utan att huvudavtalet behöver bli onödigt omfattande.
2. Licens och rätt att använda tjänsten
Kunden får normalt en begränsad rätt att använda tjänsten under avtalstiden. Avtalet bör ange vem som får använda den, för vilket ändamål och inom vilka organisatoriska eller geografiska gränser.
Det bör även framgå vad kunden inte får göra. Det kan exempelvis handla om att:
- kopiera eller ändra programvaran
- försöka komma åt källkod
- sälja tjänsten vidare utan tillstånd
- använda tjänsten på ett olagligt sätt
- kringgå säkerhetsfunktioner eller användarbegränsningar.
Villkoren behöver vara anpassade till hur tjänsten faktiskt säljs och används.
3. Pris och betalningsvillkor
SaaS-tjänster kan prissättas per användare, funktion, datamängd, transaktion eller genom en fast abonnemangsavgift. Avtalet bör göra prismodellen begriplig och förutsägbar.
Reglera exempelvis:
- avgift och faktureringsperiod
- betalningsvillkor
- rörliga avgifter
- kostnader för implementering och tilläggstjänster
- prisjusteringar
- dröjsmålsränta och konsekvenser vid utebliven betalning
- om avgifter återbetalas vid förtida avslut.
Om leverantören vill kunna ändra priset bör avtalet beskriva när och hur kunden informeras, samt om kunden får säga upp tjänsten med anledning av förändringen.
4. Avtalstid, förlängning och uppsägning
Det behöver framgå när avtalet börjar gälla, hur länge det löper och hur det kan avslutas.
Vanliga frågor att reglera är:
- inledande avtalsperiod
- automatisk förlängning
- uppsägningstid
- rätt till förtida uppsägning
- konsekvenser vid avtalsbrott
- vad som händer vid insolvens eller konkurs
- hur kundens data hanteras efter avslut.
Otydliga regler om automatisk förlängning och uppsägning kan skapa onödiga konflikter. Villkoren bör därför vara lätta för kunden att hitta och förstå.
5. Tillgänglighet och SLA
Om tjänstens tillgänglighet är viktig för kundens verksamhet bör servicenivåerna regleras i ett SLA, Service Level Agreement. SLA kan vara en del av SaaS-avtalet eller ligga som en separat bilaga.
Ett SLA kan innehålla:
- utlovad tillgänglighet
- mätperiod och mätmetod
- undantag, exempelvis planerat underhåll
- supportens öppettider
- prioritering av incidenter
- svars- och åtgärdstider
- servicekrediter eller andra konsekvenser.
Leverantören bör bara lova nivåer som verksamheten och dess underleverantörer faktiskt kan leverera.
6. Support, underhåll och uppdateringar
Avtalet bör klargöra vilken support som ingår i abonnemanget och vilka insatser som debiteras separat.
Det kan exempelvis reglera:
- hur supportärenden registreras
- supportkanaler och öppettider
- kundens kontaktpersoner
- felsökning och felavhjälpning
- planerade uppdateringar
- större förändringar av tjänsten
- äldre versioner och kompatibilitet
- kundspecifika anpassningar.
En viktig gränsdragning går mellan support och nyutveckling. Kunden bör kunna förstå vad som ingår i den löpande avgiften och vad som kräver en separat beställning.
7. Kundens data
Avtalet behöver tydligt beskriva vem som äger eller har rätt till den data som kunden för in i tjänsten. Normalt behåller kunden rättigheterna till sina uppgifter, medan leverantören får den begränsade rätt som krävs för att leverera tjänsten.
Andra viktiga frågor är:
- hur data lagras och säkerhetskopieras
- om leverantören får använda aggregerad eller anonymiserad data
- hur kunden kan exportera sina uppgifter
- i vilket format data lämnas ut
- hur länge data sparas efter avtalets slut
- hur och när data raderas.
Om tjänsten använder kunddata för analys eller AI-funktioner behöver användningen beskrivas särskilt tydligt.
8. Personuppgifter och GDPR
Om leverantören behandlar personuppgifter för kundens räkning behövs normalt ett personuppgiftsbiträdesavtal, ett så kallat DPA.
DPA bör spegla tjänstens faktiska dataflöden och bland annat ange:
- behandlingens art, syfte och varaktighet
- typer av personuppgifter och registrerade
- säkerhetsåtgärder
- hantering av incidenter
- användning av underbiträden
- eventuella överföringar utanför EU/EES
- radering eller återlämning av personuppgifter.
Rollerna måste bedömas utifrån hur personuppgifterna faktiskt behandlas. Benämningen i avtalet avgör inte i sig vilket ansvar parterna har.
9. Informationssäkerhet
Kunder ställer allt högre krav på säkerhet. Avtalet bör därför beskriva leverantörens säkerhetsåtagande på en nivå som är relevant för tjänsten och informationens känslighet.
Det kan handla om:
- behörighetsstyrning
- kryptering
- loggning och spårbarhet
- säkerhetskopiering
- kontinuitetsplanering
- sårbarhetshantering
- rapportering av incidenter
- revisioner och säkerhetsgranskningar.
Undvik vaga eller obegränsade löften. Säkerhetsvillkoren bör överensstämma med de rutiner och tekniska åtgärder som faktiskt finns på plats.
10. Immateriella rättigheter
SaaS-leverantören bör behålla rättigheterna till programvaran, plattformen, dokumentationen och den generella vidareutvecklingen av tjänsten. Kunden bör samtidigt behålla rättigheterna till sitt eget material och sin data.
Avtalet behöver också hantera:
- kundspecifika anpassningar
- återkoppling och förbättringsförslag
- material som parterna skapar gemensamt
- tredjepartskomponenter
- påståenden om intrång i någon annans rättigheter.
Tydliga villkor är särskilt viktiga när tjänsten kombineras med konsultinsatser eller specialutveckling.
11. Ansvar och ansvarsbegränsning
Avtalet bör fördela riskerna mellan parterna. Leverantören behöver ta ansvar för sina åtaganden utan att exponeras för obegränsade och svåröverblickbara krav.
Vanliga frågor är:
- vilka typer av skador som ersätts
- om indirekta skador undantas
- hur ett maximalt skadestånd beräknas
- vilka undantag som gäller från ansvarsbegränsningen
- kundens skyldighet att begränsa sin skada
- ansvar för underleverantörer och tredjepartstjänster.
Ansvarsreglerna behöver bedömas utifrån tjänstens pris, risk och betydelse för kunden. En standardformulering passar inte nödvändigtvis alla SaaS-affärer.
12. Ändringar av tjänsten och villkoren
En SaaS-tjänst utvecklas löpande. Leverantören behöver därför ofta kunna uppdatera funktioner och göra tekniska förändringar. Avtalet bör beskriva hur större förändringar hanteras och när kunden ska informeras.
Det bör också framgå om och hur avtalsvillkoren får ändras. Väsentliga ändringar kan behöva aviseras i god tid och i vissa fall ge kunden rätt att säga upp avtalet.
13. Vad händer när avtalet upphör?
En genomtänkt exit skapar trygghet för båda parter. Avtalet bör ange:
- när kundens tillgång till tjänsten stängs
- hur kunden får ut sin data
- vilket format som används
- om export eller övergångsstöd kostar extra
- hur länge data finns kvar
- när informationen raderas
- vilka bestämmelser som fortsätter gälla efter avslut.
Detta är särskilt viktigt när tjänsten lagrar affärskritisk information.
Checklista för SaaS-avtalet
Kontrollera att avtalet svarar på följande frågor:
- Vad ingår i tjänsten?
- Vem får använda den och hur?
- Hur beräknas priset?
- Vilka servicenivåer gäller?
- Vilken support ingår?
- Hur hanteras kunddata och personuppgifter?
- Vilka säkerhetsåtaganden lämnas?
- Vem äger programvaran och annat material?
- Hur är ansvaret fördelat?
- Hur länge gäller avtalet och hur sägs det upp?
- Vad händer med kundens data efter avslut?
- Hur hanteras ändringar av tjänsten och villkoren?
Vanliga frågor om SaaS-avtal
Är ett SaaS-avtal samma sak som ett licensavtal?
Inte helt. Ett traditionellt licensavtal ger ofta kunden rätt att installera och använda programvara. I en SaaS-modell använder kunden i stället en molnbaserad tjänst som leverantören driver. SaaS-avtalet behöver därför även hantera drift, support, data och servicenivåer.
Behöver ett SaaS-avtal alltid ha ett SLA?
Nej, men ett SLA är ofta värdefullt när tillgänglighet och support är viktiga för kunden. För enklare tjänster kan relevanta servicenivåer anges direkt i huvudavtalet eller de allmänna villkoren.
Kan man använda en SaaS-avtalsmall?
En branschanpassad mall eller ett standardavtal kan vara en bra utgångspunkt. Villkoren behöver dock stämma med tjänsten, prismodellen, datahanteringen och den aktuella kundrelationen.
Behövs både ett SaaS-avtal och ett DPA?
Om leverantören behandlar personuppgifter för kundens räkning behövs normalt ett DPA utöver de kommersiella villkoren. DPA kan vara en bilaga till SaaS-avtalet.
Ska SaaS-avtalet finnas på svenska och engelska?
Bolag med både svenska och internationella kunder har ofta nytta av båda språkversionerna. Ange vilken version som ska ha företräde om innehållet skulle skilja sig åt.
Avtal framtagna för techbranschen
Ett bra SaaS-avtal behöver kombinera juridisk tydlighet med en kommersiell process som fungerar i vardagen.
Som medlem i Swedish Software får SaaS-, tech- och mjukvarubolag tillgång till etablerade branschavtal på svenska och engelska. Medlemskapet omfattar även juridisk rådgivning kring avtalen, kunskap och nätverk.
För startups kostar medlemskapet från 1 995 kronor per år. För övriga företag börjar medlemskapet från 2 400 kronor per år och baseras på omsättning.
Bli medlem och få tillgång till avtal och rådgivning
Läs också:
Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.