Vilka avtal som är viktigast beror på bolagets affärsmodell. Ett konsultbolag har andra behov än ett produktbolag, och ett SaaS-bolag som behandlar stora mängder personuppgifter behöver andra villkor än ett bolag som säljer installerad programvara.
Gemensamt för de flesta är att rätt avtal skapar tydligare affärer, minskar risken för missförstånd och gör det enklare att växa.
1. Kundavtal eller SaaS-avtal
Kundavtalet är den kommersiella grunden för affären. Det ska beskriva vad bolaget levererar, vad kunden ska betala och vilket ansvar parterna har.
För ett SaaS- eller mjukvarubolag bör avtalet bland annat reglera:
- tjänstens eller produktens omfattning
- användningsrätt och licens
- pris och betalning
- implementering och leverans
- data och personuppgifter
- immateriella rättigheter
- ansvar och ansvarsbegränsningar
- avtalstid och uppsägning.
Ett bra kundavtal ska skydda bolaget, men också vara möjligt att sälja på. Om avtalet är otydligt eller dåligt anpassat till erbjudandet kan varje ny affär leda till långa förhandlingar.
När behövs det?
Kundavtal behövs så snart bolaget säljer en produkt eller tjänst. För standardiserade erbjudanden kan allmänna villkor vara en del av lösningen. Större eller mer komplexa leveranser kräver ofta ett individuellt avtal med bilagor.
2. SLA – avtal om servicenivå
Ett SLA, Service Level Agreement, beskriver vilken servicenivå leverantören ska hålla. Det är särskilt viktigt när kunden är beroende av att en digital tjänst fungerar utan större avbrott.
SLA kan reglera:
- tillgänglighet
- supporttider
- incidentnivåer
- svars- och åtgärdstider
- planerade servicefönster
- hur servicen mäts
- vad som händer om nivån inte uppnås.
SLA bör vara tydligt och mätbart. Formuleringar som ”snabb support” eller ”hög tillgänglighet” säger lite om vad kunden faktiskt kan förvänta sig.
När behövs det?
Ett SLA är särskilt relevant för SaaS, drift, molntjänster och support. Det kan vara ett separat avtal eller en bilaga till kundavtalet.
3. Personuppgiftsbiträdesavtal, DPA
Techbolag behandlar ofta personuppgifter för kunders räkning. Det kan vara uppgifter om användare, anställda, patienter, elever eller konsumenter.
När bolaget agerar personuppgiftsbiträde behövs normalt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Avtalet ska bland annat reglera:
- vilka uppgifter som behandlas
- varför och hur länge behandlingen sker
- parternas instruktioner och ansvar
- säkerhetsåtgärder
- personuppgiftsincidenter
- underbiträden
- överföringar utanför EU/EES
- radering och återlämning av uppgifter.
Ett DPA behöver stämma överens med den faktiska tekniska lösningen. En mall löser inte problemet om bolaget saknar kontroll över sina dataflöden och underleverantörer.
När behövs det?
Det behövs normalt när ett bolag behandlar personuppgifter för en kunds räkning. Parternas roller måste alltid bedömas utifrån den faktiska behandlingen.
4. Konsultavtal
Många techbolag anlitar externa utvecklare, designers, projektledare, säljare och andra specialister. Konsultavtalet bör tydliggöra vad som ska levereras, när och till vilket pris.
Det bör även reglera:
- uppdragets omfattning
- arbetssätt och rapportering
- arvode och utlägg
- ändringar i uppdraget
- sekretess
- ansvar
- behandling av personuppgifter
- uppsägning
- immateriella rättigheter.
Rättighetsfrågan är central. Om en konsult utvecklar kod, design eller dokumentation behöver det vara tydligt vilka rättigheter bolaget får till resultatet.
När behövs det?
Använd ett skriftligt konsultavtal när en extern person eller ett externt bolag utför arbete. Förlita er inte enbart på en offert eller faktura om uppdraget har betydelse för produkten eller verksamheten.
5. Anställningsavtal
Anställningsavtalet reglerar relationen mellan bolaget och medarbetaren. Det ska spegla rollen, anställningsformen och de villkor som gäller.
För techbolag är följande frågor ofta särskilt viktiga:
- arbetsuppgifter och arbetsplats
- lön och andra förmåner
- arbetstid och semester
- provanställning eller annan anställningsform
- sekretess
- immateriella rättigheter
- bisysslor och intressekonflikter
- användning av utrustning och system
- vad som gäller när anställningen upphör.
Anställningsavtalet kan kompletteras med en personalhandbok och interna policyer. Det skapar en gemensam struktur utan att varje praktisk regel behöver skrivas in i varje individuellt avtal.
När behövs det?
Ett skriftligt och tydligt anställningsavtal bör finnas för varje medarbetare. Se också till att avtalet uppdateras om rollen eller villkoren förändras väsentligt.
6. Sekretessavtal, NDA
Techbolag delar ofta känslig information med kunder, konsulter, partners och investerare. Ett sekretessavtal kan skydda information som ännu inte bör bli offentlig eller användas av någon annan.
Det kan röra:
- källkod och tekniska lösningar
- produktplaner
- kundlistor
- prissättning
- säkerhetsinformation
- affärsplaner
- företagshemligheter.
Avtalet bör definiera vilken information som omfattas, vem som får ta del av den, vad den får användas till och hur länge sekretessen gäller.
När behövs det?
Ett separat NDA är användbart innan parterna har tecknat ett mer omfattande avtal. I en etablerad relation kan sekretessen i stället regleras i kund-, konsult- eller samarbetsavtalet.
7. Support- och underhållsavtal
När en produkt eller tjänst kräver löpande hjälp behöver parterna vara överens om vad supporten omfattar. Ett support- och underhållsavtal kan reglera:
- supportkanaler och öppettider
- prioritering av ärenden
- svars- och åtgärdstider
- felrättning
- uppdateringar
- planerat underhåll
- kundens ansvar
- tilläggstjänster och extra kostnader.
Det bör vara tydligt vad som är felavhjälpning och vad som är nyutveckling. Annars kan kunden förvänta sig att nya funktioner eller större anpassningar ingår i supportavgiften.
När behövs det?
Avtalet är relevant för mjukvara, SaaS, IT-drift och andra löpande tekniska leveranser. Det kan kombineras med ett SLA men fyller inte exakt samma funktion.
Fler avtal som kan behövas
De sju avtalen täcker många vanliga situationer, men ett techbolag kan även behöva:
- återförsäljar- och partneravtal
- licensavtal
- moln- och sourcingavtal
- samarbetsavtal
- aktieägaravtal
- avtal om pilotprojekt
- avtal för internationella leveranser
- villkor för webbplatser och digitala tjänster.
Behovet avgörs av vilka relationer bolaget har och vilka risker som behöver hanteras.
Vanliga avtalsmissar i techbolag
Avtalen beskriver inte den faktiska tjänsten
Generella formuleringar kan lämna viktiga frågor obesvarade. Villkoren måste spegla produkt, leveransmodell och prissättning.
Rättigheterna är otydliga
Bolaget utgår från att det äger kod eller design som en konsult har tagit fram, trots att detta inte tydligt har reglerats.
Kundlöftena överstiger leverantörsavtalen
Bolaget lovar högre tillgänglighet, säkerhet eller ansvar än det själv får från sin drift- eller molnleverantör.
Avtalen uppdateras inte
Verksamheten förändras, men avtalen ligger kvar från startupfasen. Nya funktioner, marknader och dataflöden fångas därför inte upp.
Varje affär börjar från noll
Utan en etablerad avtalsgrund blir varje kundförhandling ett nytt projekt. Det kostar tid och skapar inkonsekventa villkor.
Så skapar ni bättre struktur kring avtalen
- Kartlägg vilka avtalsrelationer bolaget har.
- Identifiera vilka avtal som saknas eller är inaktuella.
- Utgå från etablerade branschavtal.
- Bestäm vilka villkor som får förhandlas och av vem.
- Samla aktuella versioner på en gemensam plats.
- Utse ansvariga för granskning och signering.
- Se över avtalen när verksamheten eller reglerna förändras.
En tydlig avtalsprocess gör det enklare för sälj, ledning och leveransorganisation att arbeta på samma sätt.
Vanliga frågor om avtal för techbolag
Vilket avtal är viktigast för ett techbolag?
Kundavtalet är ofta det kommersiellt viktigaste eftersom det reglerar leveransen och betalningen. Men avtal om data, personal, konsulter och immateriella rättigheter kan vara minst lika avgörande för bolagets långsiktiga värde.
Kan ett startup använda standardavtal?
Ja. Branschanpassade standardavtal kan vara en effektiv grund, särskilt för återkommande affärer. Avtalen måste dock spegla bolagets verkliga erbjudande och kan behöva anpassas vid komplexa upplägg.
Behöver ett litet techbolag alla sju avtal?
Inte nödvändigtvis från första dagen. Behovet beror på om bolaget har kunder, anställda, konsulter och behandling av personuppgifter. Prioritera de relationer och risker som redan finns.
Hur ofta ska avtalen uppdateras?
Gör en regelbunden översyn och uppdatera avtalen när produkter, prismodeller, leverantörer, marknader eller relevanta regler förändras.
Behöver techbolag juridisk rådgivning om de använder standardavtal?
Standardavtal kan lösa många återkommande behov, men rådgivning är värdefull när avtalet ska anpassas, en motpart föreslår stora ändringar eller affären innebär särskilda risker.
Slipp uppfinna avtalen på nytt
Swedish Software erbjuder SaaS-, tech- och mjukvarubolag tillgång till etablerade branschavtal på svenska och engelska. Som medlem får ni även juridisk rådgivning kring avtalen, seminarier, kunskap och nätverk inom techbranschen.
För startups kostar medlemskapet från 1 995 kronor per år. För övriga företag börjar medlemskapet från 2 400 kronor per år och baseras på omsättning.
Bli medlem och få tillgång till avtal och rådgivning
Läs också:
Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.