Ett SaaS-bolag behöver vanligtvis flera olika avtal för att reglera relationen med kunder, leverantörer, medarbetare och samarbetspartners. De viktigaste är ofta ett SaaS- eller kundavtal, ett SLA, ett personuppgiftsbiträdesavtal, sekretessavtal samt avtal för support, konsulter och anställda.
Exakt vilka avtal som behövs beror på tjänsten, affärsmodellen, kunderna och vilka personuppgifter som behandlas. Ett bolag som säljer en standardiserad molntjänst till småföretag har andra behov än ett bolag som levererar en affärskritisk lösning till stora organisationer. Men oavsett storlek är tydliga avtal en viktig del av ett professionellt och skalbart SaaS-erbjudande.
I den här guiden går vi igenom de vanligaste avtalen och vilken funktion de fyller.
1. SaaS-avtal eller kundavtal
SaaS-avtalet är ofta grunden för relationen mellan leverantören och kunden. Det beskriver vad kunden köper, hur tjänsten får användas och vilket ansvar respektive part har.
Ett SaaS-avtal behöver vanligtvis reglera:
- tjänstens innehåll och omfattning
- licens och användningsrätt
- antal användare och eventuella begränsningar
- pris, fakturering och prisjusteringar
- avtalstid, förlängning och uppsägning
- ansvar och ansvarsbegränsningar
- immateriella rättigheter
- hantering av data
- sekretess
- vad som händer när avtalet upphör.
Avtalet behöver vara tillräckligt tydligt för att minska risken för missförstånd, men samtidigt fungera i den löpande försäljningen. Om varje kund kräver omfattande specialanpassningar blir avtalsprocessen lätt en flaskhals när bolaget växer.
För SaaS-bolag är det därför värdefullt att ha en etablerad avtalsgrund och en tydlig process för vilka villkor som får förhandlas.
2. SLA – Service Level Agreement
Ett SLA reglerar vilken servicenivå kunden kan förvänta sig. Det kan vara en del av SaaS-avtalet eller ett separat dokument.
Ett SLA kan bland annat beskriva:
- tjänstens utlovade tillgänglighet
- hur tillgängligheten mäts
- planerade servicefönster
- supportens öppettider
- prioritering av incidenter
- svars- och åtgärdstider
- rapportering och uppföljning
- konsekvenser om servicenivån inte uppnås.
Det är viktigt att SLA-villkoren stämmer överens med vad organisationen faktiskt kan leverera. Ett alltför långtgående löfte kan innebära både ekonomiska och praktiska risker. Ett otydligt SLA kan samtidigt skapa olika förväntningar hos leverantör och kund.
3. Personuppgiftsbiträdesavtal, DPA
Många SaaS-tjänster behandlar personuppgifter för kundens räkning. Det kan exempelvis handla om namn, kontaktuppgifter, användarkonton, beteendedata eller information om kundens medarbetare och kunder.
När SaaS-leverantören behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde behövs normalt ett personuppgiftsbiträdesavtal, ofta kallat DPA efter den engelska benämningen Data Processing Agreement.
Avtalet ska bland annat tydliggöra:
- vilka personuppgifter som behandlas
- syftet med och varaktigheten för behandlingen
- parternas roller och ansvar
- vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas
- hur personuppgiftsincidenter hanteras
- om underbiträden får anlitas
- var uppgifterna lagras och behandlas
- vad som händer med uppgifterna när uppdraget avslutas.
Personuppgiftsbiträdesavtalet behöver hänga ihop med den tekniska lösningen och de faktiska dataflödena. Det bör därför inte behandlas som en fristående formalitet som kopieras utan att verksamheten först har kartlagts.
4. Support- och underhållsavtal
Kunden behöver förstå vilken hjälp som ingår efter att tjänsten har köpts. Ett support- och underhållsavtal reglerar exempelvis vilka supportärenden som omfattas, hur kunden kontaktar supporten och när leverantören ska återkomma.
Avtalet kan även klargöra:
- vilka uppdateringar som ingår
- hur felanmälan ska göras
- vilka problem som ligger utanför supportåtagandet
- vad som räknas som en tilläggstjänst
- hur planerat underhåll kommuniceras
- vem som ansvarar för integrationer och tredjepartstjänster.
Gränsdragningen mellan support, underhåll och nyutveckling är särskilt viktig. Utan tydliga villkor kan kunden förvänta sig att större förändringar ingår i den ordinarie avgiften.
5. Sekretessavtal, NDA
Ett sekretessavtal, eller NDA, kan behövas när bolaget delar känslig information med en potentiell kund, partner, konsult eller investerare.
Det kan exempelvis handla om:
- produktplaner
- källkod och tekniska lösningar
- prisstrategier
- kunduppgifter
- säkerhetsinformation
- affärsplaner och finansiell information.
Sekretess kan också regleras direkt i kund-, konsult- eller samarbetsavtalet. Ett separat NDA är därför inte alltid nödvändigt. Det viktiga är att det är tydligt vilken information som omfattas, hur informationen får användas och hur länge sekretessen ska gälla.
6. Konsultavtal
SaaS-bolag tar ofta hjälp av externa utvecklare, designers, säljare och andra specialister. Ett skriftligt konsultavtal minskar risken för oklarheter kring uppdrag, ersättning, ansvar och resultat.
En särskilt viktig fråga är vem som äger det material som konsulten skapar. Det kan gälla kod, design, dokumentation, innehåll och andra immateriella tillgångar. Avtalet bör därför tydligt reglera vilka rättigheter som överlåts eller upplåts till bolaget.
Det bör också ange:
- uppdragets omfattning och leveranser
- tidplan och arbetssätt
- arvode och utlägg
- sekretess
- ansvar
- behandling av personuppgifter
- uppsägning och avslut.
7. Anställningsavtal och HR-dokument
När bolaget anställer behövs tydliga anställningsavtal som speglar rollen och de villkor som gäller. För techbolag kan frågor om sekretess, immateriella rättigheter, konkurrerande verksamhet och användning av bolagets utrustning vara särskilt viktiga.
Anställningsavtalet behöver ofta kompletteras med interna riktlinjer och en personalhandbok. Där kan bolaget samla regler för exempelvis distansarbete, informationssäkerhet, semester, frånvaro, utrustning och behandling av personuppgifter.
Tydliga dokument skapar bättre struktur och gör det enklare att växa utan att uppfinna nya rutiner för varje rekrytering.
8. Leverantörs- och molntjänstavtal
SaaS-bolag är ofta beroende av underleverantörer för drift, lagring, kommunikation, betalningar och andra funktioner. Leverantörsavtalen påverkar i sin tur vad bolaget kan lova sina kunder.
Det är därför viktigt att kontrollera frågor som:
- tillgänglighet och driftsäkerhet
- informationssäkerhet
- behandling och lagring av data
- användning av underleverantörer
- ansvar vid avbrott
- möjlighet att säga upp eller byta tjänst
- tillgång till data efter avtalets slut.
Bolagets kundåtaganden bör så långt som möjligt vara förenliga med de villkor som gäller längre ned i leverantörskedjan. Annars kan SaaS-bolaget lova kunden mer än det själv får från sin leverantör.
När behöver ett SaaS-bolag se över sina avtal?
Avtal bör ses över regelbundet och när verksamheten förändras. Det är särskilt viktigt när bolaget:
- lanserar en ny tjänst eller prismodell
- börjar sälja till större kunder
- går från den svenska till en internationell marknad
- förändrar hur personuppgifter behandlas
- byter drift- eller molnleverantör
- introducerar AI-funktioner eller nya underleverantörer
- möter nya krav på säkerhet och regelefterlevnad
- får återkommande frågor eller invändningar i kundförhandlingar.
Ett avtal som fungerade under startupfasen är inte nödvändigtvis rätt när bolaget får större kunder och mer komplexa leveranser. Samtidigt behöver varje avtal inte skrivas om från grunden. Etablerade och uppdaterade branschavtal kan skapa en stabil utgångspunkt.
Standardavtal eller egen jurist?
Standardavtal kan hjälpa SaaS-bolag att spara tid och skapa en konsekvent avtalsprocess. Men det är viktigt att skilja mellan generiska mallar från internet och avtal som har tagits fram för den aktuella branschen.
Ett branschanpassat standardavtal kan fungera som grund i återkommande affärer. Vid mer komplexa upplägg, stora kundkrav eller särskilda risker kan juridisk rådgivning behövas för att bedöma och anpassa villkoren.
Det behöver alltså inte vara ett val mellan standardavtal och jurist. En effektiv modell kan vara att utgå från etablerade branschavtal och ha tillgång till rådgivning när frågor eller behov av anpassningar uppstår.
Sammanfattning: de viktigaste avtalen för SaaS-bolag
Ett SaaS-bolag behöver vanligtvis ha kontroll över följande avtal:
- SaaS- eller kundavtal
- SLA
- Personuppgiftsbiträdesavtal, DPA
- Support- och underhållsavtal
- Sekretessavtal, NDA
- Konsultavtal
- Anställningsavtal och relevanta HR-dokument
- Leverantörs- och molntjänstavtal
Rätt avtal minskar inte bara juridiska risker. De kan även korta säljprocessen, tydliggöra erbjudandet och göra det enklare att skala verksamheten.
Vanliga frågor om avtal för SaaS-bolag
Behöver alla SaaS-bolag ett SaaS-avtal?
Ett bolag som erbjuder en SaaS-tjänst behöver tydliga villkor som reglerar kundens användning av tjänsten och parternas ansvar. Villkoren kan finnas i ett individuellt kundavtal eller i standardiserade allmänna villkor, beroende på affärsmodell och kundgrupp.
Vad är skillnaden mellan ett SaaS-avtal och ett SLA?
SaaS-avtalet reglerar den övergripande affärsrelationen. Ett SLA fokuserar på den servicenivå som ska levereras, exempelvis tillgänglighet, support och responstider. SLA kan vara en bilaga till SaaS-avtalet.
När behöver ett SaaS-bolag ett DPA?
Ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs normalt när SaaS-bolaget behandlar personuppgifter för kundens räkning. Vilka roller parterna har måste bedömas utifrån den faktiska behandlingen.
Kan ett SaaS-bolag använda standardavtal?
Ja, ett branschanpassat standardavtal kan vara en effektiv och trygg utgångspunkt. Avtalet behöver dock passa tjänsten, affärsmodellen och den aktuella affären. Vid komplexa eller ovanliga upplägg kan det behöva anpassas.
Behöver avtalen finnas på både svenska och engelska?
Bolag som arbetar med både svenska och internationella kunder har ofta nytta av avtal på båda språken. Det är viktigt att versionerna är genomarbetade och att det framgår vilken språkversion som gäller om innehållet skulle skilja sig åt.
Hur ofta bör ett SaaS-bolag uppdatera sina avtal?
Avtalen bör ses över regelbundet och när tjänsten, affärsmodellen, tekniken eller relevanta regler förändras. De bör också granskas om samma problem återkommer i kundförhandlingar.
Få tillgång till avtal framtagna av och för techbranschen
Ni behöver inte börja från ett blankt dokument varje gång en ny affär ska göras.
Som medlem i Swedish Software får SaaS-, tech- och mjukvarubolag tillgång till etablerade branschavtal på svenska och engelska. I medlemskapet ingår även juridisk rådgivning kring avtalen, kunskap och nätverk inom techbranschen.
För startups kostar medlemskapet från 1 995 kronor per år. För övriga företag börjar medlemskapet från 2 400 kronor per år och baseras på omsättning.
Bli medlem och få tillgång till avtal och rådgivning
Artikeln ger generell information och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.
Läs också: