Det finns en del att tänka på när det gäller sekretessavtal. Johan Ragnar, advokat på Synch, rätar ut de vanligaste frågetecknen.
1. Vad är ett sekretessavtal?
Det är ett avtal som reglerar informationshantering och som omfattas av avtalslagens bestämmelser. Avtalets syfte är reglering av sekretess och partsviljan är att reglera informationshanteringen. Sekretessavtalet ingås mellan två eller flera parter.
2. Finns det några krav på hur ett sekretessavtal ska utformas?
Det finns inga formkrav för sekretessavtal. Det kan ingås både muntligen och skriftligen och reglera all slags information som ska delas mellan parterna. Ett skriftligt avtal är dock alltid att föredra.
3. När behövs ett sekretessavtal?
Sekretessavtalet är frivilligt men rekommenderas i anställnings-, konsult- och affärsförhållanden när parter får ta del av information som önskar hemlighållas. Sekretessavtal skrivs dels i syfte att klargöra hantering av den information som utlämnas i partskonstellationer, dels för att undvika tvister.
4. Vem har ansvar för att informera om de skyldigheter som följer av ett sekretessavtal?
Ett sekretessavtal kan ingås både av en organisation och en individ. Om den part som ingår avtalet är ett bolag ansvarar vanligtvis företagsledningen för att informera samtliga om de skyldigheter som följer av avtalet. Det är viktigt att alla parter förstår och är överens om innehållet i avtalet, såsom anställda (både nuvarande och tillkommande) samt konsulter. När avtalet har upphört gäller det att fundera en extra gång på vad man som part får och inte får säga och göra. Utgångspunkten är att all information är konfidentiell såvida avtalet inte uttryckligen stadgar motsatsen.
5. Finns det något mer att tänka på när avtalet används?
Det är viktigt att vara medveten om hur länge sekretessen gäller, samt om tiden mellan avtalets upphörande och sekretesskyldighetens upphävande skiljer sig åt. Det är även bra att kontrollera om det framgår hur informationshanteringen ska utföras, exempelvis om en anställd får ta med sig sekretessbelagda dokument hem, om han eller hon är skyldig att förstöra dokument när anställningen eller uppdrag avslutas och vilka parter som är skyldiga att följa avtalet.